80%的Word用户，其实只知道它20%的功能。而恰恰是那些他不知道的功能，有可能会对生产力带来极大的提高。

对于学术写作和翻译工作有重要价值的Word高级技巧包括：

1. Word的“大纲”视图模式

大纲视图可以说是Word中最少被用户使用的视图模式。但是，不掌握这一视图模式，就无法深刻领会“文本即数据”的结构化文档的精髓，同时，也必须在掌握这一视图模式操作的基础上，才能应用下面提到的“主控文档”和“子文档”功能。

2.主控文档子文档的功能

在管理长篇文档的时候，Word推荐用户使用主控文档和子文档的模式，这样可以避免文档过大导致占用过多内存，打开和编辑缓慢。掌握好这一功能，我们可以将其用于拆分长篇文稿，为翻译做准备；而当翻译完成后，又能借助这一功能迅速将化整为零的译稿合并成完整的大文档。这一就能避免采用逐一打开文档，反复复制粘贴等出错率高的操作，同时大大文档拆分与合并的提高效率：运用熟练之后，译者可以在10分钟内将近千页的文档按一级标题（章的标题）拆分为小文档。学术研究者了解了（1）和（2）两种功能，并能将它们充分融合使用，可以大大加快长篇学术报告、论文等的写作，尤其是多人协作下的写作。

3.Word的高级替换功能

Word除了能够查找、逐个或批量替换文本外，还能查找替换一些特殊符号。灵活利用这样的替换，尤其是配合通配符，就能快速把网上常见的不规范的词汇表整理成有规律的术语表，便于导入CAT的术语库。同样，利用Word的文本和表格互转的功能，以及这一功能内部的规律，我们还能巧妙实现现有的两个语言文档的双语逐段对照。

4.宏

宏是令大批Word用户感到很神秘且从未尝试过的功能。“宏”这个名称本身有种神秘主义的色彩。原本起这样一个特殊的名称，可能是为了吸引用户关注，但实际情况却不如开发者所料，大批的用户为名字所惑，并止步于此。通俗说来，宏就是“命令集合”，是把一系列规范化的操作步骤，用电脑的语言描述记录下来，便于重复使用。考虑到一般用户不会电脑语言，MS Office开发者提供了一种“录制宏”的方法，就是由用户做给Office软件“看”，软件负责把操作用代码记录下来。上述（3）提及的操作，很多都是规范的操作，就可以录制为宏，便于日后使用。笔者日常处理翻译资料，常用的宏就有两个，一个是术语整理宏，另一个是笔者独创的利用Word文字和表格互转功能实现的为现有文档添加隐藏段落的功能：比如，ABC三个段落，通过我的宏可以变成AABBCC，每段重复一遍，第一次出现是隐藏文本，第二次是正常文本。这样处理后的文档，在CAT中翻译完成后，我们可以获得原文与译文逐段对照的格式。

5.修订和审阅功能

众所周知，Word有批量替换的功能，这一功能是把双刃剑。针对大量文字，如果批量替换不甚，有可能造成“误伤”的情形。因为一些情况下，我们要查找的字词，可能是某个更长的表达法的一部分。作为独立的词的情形下需要替换，但是作为更长的表达法的一部分则不应替换。为了避免这一问题，在对译稿做批量替换的时候，先打开“修订”功能，这样替换后，所有被替换的文字会有修订标记，我们就可以重点审阅一下，在所有的替换中，是否有不应替换的实例。